ウェブ編集者のマインドマップ活用法 #02 原稿の品質管理に使う 

マネージャーやディレクターには、プロジェクトを円滑に進めるだけではなく「品質の管理」が求められるもの。

しかし、筆者はプロジェクトの進行役を担うことが多いにも関わらず、決して品質管理は得意ではありません。むしろ社会人になりたての頃は成果物の品質が安定せず、注意されることもしばしばありました。

そこで今回は、編集者やプロジェクトマネージャーとしてライターやフォトグラファーの品質管理をおこなってきた筆者が、マインドマップを活用した「品質管理の方法」を紹介します。

• 成果物がイメージどおりに仕上がらない

• 修正、調整していく工数・時間がかかって困っている

• 依頼した相手によって仕上がりがマチマチである

• 軌道修正がうまくいかない

こんな悩みをもっている場面で、ぜひご活用ください。

品質を管理するために必要な「設計図」とは

そもそも成果物の品質を保つためには、どうしたらいいのでしょう。筆者が成果物の品質を管理するために愛用しているのは設計図です。

設計図とは、具体的にいうと広告やクリエイティブの現場では「指示書」、ライターには「構成案」、フォトグラファーには「イメージラフ」等と言われているものです。

どうして成果物の品質を保つために設計図が必要なの？と思われるかもしれません。先ほど述べたような設計図が存在しない、もしくは具体的ではないことによって

• イメージどおりに仕上がらない

• ライターやフォトグラファーによって仕上がりがマチマチである

• 軌道修正がうまくいかない

といった問題が起こりやすくなるからです。

具体的な仕上がりのイメージを伝えていなければ、依頼側のイメージと制作側の成果物がズレるのは当然。家を建てるために図面が不可欠なようにクリエイティブの現場でもズレを防ぐためには設計図が必要なのです。そして、設計図を作るためにマインドマップが大活躍してくれます。

マインドマップを使った「品質管理の方法」

ここからは筆者が実践する品質管理するための工程をお話していきます。

① 設計図をつくる

1. 想定読者、読者価値、企画の目的、仮タイトルを書き出す

まずは想定読者、読者価値、企画の目的、それらを一言で表す仮タイトルを書き出します。企画の根っこにあたる考えを明確にしておくと、意思決定するときの基準になるからです。 

これらは想像して書き出すのではなく、自分で調べた「声」「データ」をもとに決めることがポイント。実際に定期購読者と通販利用者の合計が約70万人に達した人気の女性誌『ハルメク』は、企画を立てるまでに入念なリサーチをおこなっているそうですよ。

たとえばハルメクは通常の月刊誌よりも3か月も早く、発売の半年前に制作をスタートさせる。そして、他誌よりも早く動き出したこの前半3か月を使って、テーマの候補について徹底的に調査を行う。座談会など読者との会合も、年間200回を数える。

引用：低迷誌を「No.1女性誌」へ 敏腕編集者・山岡朝子が実践した「思い込みを捨てる」仕事術（MBS）

2. 読者が読むべき理由とメリットを書き出す

導入のポイントは、以下の２つの点を心がけています。

1. 冒頭で読者に寄り添った課題を共有すること

2. コンテンツで紹介する解決策を明示すること

なぜならその記事を読むべき理由やメリットがコンテンツの冒頭で示されていない場合、忙しない日々のスキマ時間を割きたいとは思えないからです。

尊敬するライターの古賀史健さんは、なるべく早めに「課題」と「解決策」を読み手に共有すべき理由を著書『取材・執筆・推敲──書く人の教科書』で語っています。

コンテンツは等しく「課題解決」をめざすプロセスとして存在している。 つまりコンテンツには、なんらかのゴール（課題が解決された姿）がある。自分たち（書き手と読者）を乗せたバスはこれからどこをめざして走り出すのか、その行き先をなるべく早く提示するようにしよう。すべての原稿にあてはまる原則ではないものの、もったいぶってはいけない。行き先のわからないバスなど、誰も乗ってくれないのである。（上記著書より引用）

3. 各見出しと、見出しにいれる要素を書き出す

続いて、読者の課題を解決するために必要な構成要素を書き出していきます。具体的な見出しのイメージ＝設計図があることで、相手が作りやすくなるからです。

どこまで細かく構成要素を決めて依頼するかは、依頼する相手にあわせるようにしてくださいね。特に熟練した職人タイプの相手には、細かく指定しすぎず、余白をもたせるほうが想像以上の仕上がりになることもありますよ。

4. 抑えるべきポイントをチェックリスト化する

抑えるべきポイントをチェックリスト化しましょう！と言われると想像しづらいかもしれませんが、たとえばそれはクライアントの要望やフィードバックのこと。

それらを一覧化すべき理由は、見える化できるから。品質管理するうえで握るべきポイントを常に意識できますよ。

5. NG事項とOK基準をチェックリスト化する

成果物の品質を保つだけではなくトラブルを防ぐこともプロジェクトのマネージャーやディレクターの役割です。なぜならNG事項に触れることは取引先企業の信頼を損ねるだけではなく、場合によっては損害をもたらす結果につながるから。

これまでの肌感ではありますが、大企業になればなるほど些細なことで消費者からのクレームが入りやすいです。

たとえば、読者に健康被害を与える情報を記載すれば誤った情報発信によって取引先企業の信頼を失墜させてしまうかもしれません。情報の取り扱いは厳重におこなう必要があるからこそ、NG事項とOK基準のチェックリストをつくるようにしています。

※なお4〜5を毎回書き出すのは非効率的なので、プロジェクトごとにNG事項とOK基準のチェックリストを固定化し、改善し続けるのがおすすめです。

②依頼時に設計図を渡す

設計図ができあがったら、依頼時にそれを渡すようにしています。成果物の仕上がりのイメージが具体的であればあるほど、相手はつくりやすいからです。

設計図を渡すときのポイントは、あくまでも「正解」ではなく「案」として相手に受け取ってもらうこと。こちらが提示する設計案よりも目的を達成しやすい案があれば採用するのがおすすめです。

③チェック時に設計図に照らし合わせる

​​工業製品がマニュアルのもとで製造されて品質管理されるように、手仕事においても確認するときには設計図と照らし合わせ、一つずつの項目にチェックマークを入れて検品しています。

逆に言うと、なんとなく確認しないことがマイルール。筆者自身、新卒の社会人時代に品質が安定しなかった原因は感覚で品質管理という名の検品をしていたからなんです。

マインドマップの設計図なら文章構造のなかにどの要素が満ち欠けしているか一目瞭然です。構造でテコ入れすべき点も明らかになりますよ。

品質管理するためのポイント

はじめてご一緒する人とは必ずミーティングする

はじめてご一緒する人とは必ずミーティングすべき理由は、忙しい人の場合は設計図を渡したとしても、ちゃんと確認していないかもしれないから。そうなることを避けるために直接設計図の内容を伝えて認識のズレが起こらないようにしています。

またミーティング用のマインドマップも固定のものをつくっておけば伝え漏れを防げるので品質管理にはぴったりですよ。

マインドマップを使って品質管理する理由

ここまで読んでいくうちに「品質を管理するなら守るべき基準を記したガイドラインを文章で作ればいいじゃないか？」と思われたかもしれません。

なぜドキュメント形式ではなくマインドマップを愛用しているかというと、ニュアンスではなく、より具体的な完成イメージを相手に伝えることができるからです。

じっさいに成果物のイメージを文章で伝えていた時期もありますが、それは設計図ではないため、受け取ったライターが文章構造で理解していなかったり、解釈にズレがあったりすることも多く、悩んだ時期もあります。そこで文章構造を誰が見てもわかるようにマインドマップで見える化したことで、意図が齟齬なく伝わるようになりました。

また、積み上げ方式で仕事ができることも大きな魅力です。マインドマップを品質管理のためのマニュアル・チェックリストとして活用し、改善し続けることで、品質を保ちながら向上させていくことができますよ。

さいごに

ウェブ編集者のマインドマップ活用術として、品質管理の方法を紹介させていただきました。

僕自身、マインドマップと出会う前は品質に差が生まれることに悩んだ時期もありましたが、愛用するようになってからは「最近いいね」とか「やっぱり安定してますねー」と周囲の人に言ってもらえることが増えました。

成果物の品質を保てるようになると修正や調整していく手間暇が軽減されるため、より重要なことに時間を使うことができるのはもちろん、そもそもトラブルが起こりづらくなり、プロジェクトや企画の目的を達成しやすくなりますよ。

成果物の品質を保ちたい場面で、マインドマップを活用した設計図は強い味方になってくれます。お仕事のシーンに応じて今回ご紹介した方法や事例をぜひご活用くださいね。

今後もウェブ編集者のマインドマップの使い方をお届けしていきたいと思います。

次回の更新をお楽しみに。

「ウェブ編集者のマインドマップ活用法」一覧

• ウェブ編集者のマインドマップ活用法 #03 写真初心者でも大丈夫！撮影ラフを作る方法

• ウェブ編集者のマインドマップ活用法 #02 原稿の品質管理に使う

• ウェブ編集者のマインドマップ活用法 #01 フィードバックに使う