社内会議の「議事録」をチームで共同編集しながらマインドマップで作るメリット

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社内での会議や打合せの議事録をとる際には、Wordで作成したりメール・チャットにそのまま書いて共有するなど、さまざまな方法があります。そこで今回は、メンバー同士が「共同編集」しながら作成できるマインドマップを使ってみることのメリットを紹介します。

おすすめは時系列に書くこと

まず、マインドマップ形式での議事録とはどんなものかをイメージしてもらうために、こちらのMAP画像をご覧ください。

これは実例サンプルです。このマップではX社への商談の打合せ内容が時系列に記録されています。

ちなみに、実際にマップ上にどのような議事録を展開していくのかは、その会社の商材や営業スタイルなどにもよります。その際に、もっともわかりやすい記録の方法の一つが「時系列」に書いていくというやり方です。

共同編集で作成するメリット

以下は、チームメンバーが一緒に共同編集して議事録を作成するメリットについて解説します。

① お互いの視点を理解しやすい

• 議論しながら同時にチームで一斉に議事録を作成しますので、各メンバーが書く内容がリアルタイムに可視化されます。

• それによってメンバー各人がどんな視点を持っているのかを、次々に書き込まれていく議事録を通じて知ることができます。

• 議事録というアウトプットを前提にした会議ですので、積極的な発言が出やすくなるのもメリットです。

② 会議のスピードが上がり、意思決定が迅速化する

• 議論と決定事項の記録が同時になされ、会議終了と同時に議事録が完成された状態になります。

• そのままオンラインで社員全員に対してスピーディーに「共有」することができます。

社内だけでなく客先でも

社内会議でマインドマップでの議事録に慣れると、その利便性から客先での会議にも使ってみたくなります。

でもいきなり客先で使うのは、「マインドマップで議事録？どういうこと？」と、先方が抵抗感を示すこともありますので、まずは先方の了承を得ましょう。

また、数多くあるマインドマップ作成ツールですが、インストールすることなしに、オンライン上ですぐにマップを作成するならMindMeisterをお試しください。

🔗参照：マインドマップで企画会議するなら【5W1H】を軸にすると効率がよくなる