業務整理にはマインドマップがおすすめ！ビジネスシーンで活躍するマインドマップ活用方法とは？

💁‍♂️ この記事は、世界3700万ユーザーのマインドマップツール「MindMeister」の活用法や使い方のノウハウについて紹介しています。シンプルな操作で、簡単にビジネスや仕事の解像度を上げることができます。⇒「活用のヒント」一覧

仕事をしているといつの間にか業務が増え、優先順位がわからなくなったり混乱したりしてしまうことってありますよね。そんな混沌とした状態を放っておくと危険です！業務ミスにつながったり、従業員や自分自身が精神的に追い込まれたりするかもしれません。大切なのは、定期的に業務整理をして現状を把握し、業務改善を目指すことです。

そこで業務整理を効率的に行いたいなら、マインドマップがおすすめです。今回は、業務整理が必要な理由と業務整理が簡単にできるマインドマップの使い方についてご紹介します。

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業務整理とは？なぜ必要？

そもそもなぜ業務整理が必要なのでしょうか？業務整理をすると、これらの効果が期待できます。

• 業務のスマート化

• 業務の優先順位が付けられるようになる

• 属人化を防ぐ

• 従業員の業務バランスが見える

• 的確な経営判断ができる

なぜ業務整理でこのような効果が生まれるのでしょうか？一つずつ詳しく説明いたします！

① 業務のスマート化

業務整理をすることで、不要な業務やスリム化できる業務を見つけることができます。他にもシステム化できる業務や、別の担当者または委託業者などに振り分けられる業務を見つけることもできるでしょう。

ワークライフバランス（仕事と生活のバランスが取れた状態）が重要視されている近年、短時間で高いパフォーマンスが求められるため、業務のスマート化は会社の発展にも個人の業績アップにとっても非常に重要です。

② 業務の優先順位が付けられるようになる

仕事を効率的に進めるためには優先順位を付けることが大切です。優先順位をつけずに目の前の仕事からこなしてしまうと、優先度の高い仕事が時間内に終わらなかったり、周囲に迷惑をかけてしまったりすることがあります。

また優先度が高い仕事は大変なケースが多いため、そのような業務を先に終わらせることで自分の精神的負担も減ることでしょう。だからこそ、業務整理をして仕事の優先順位を付けましょう。

③ 属人化を防ぐ

「この人がいないと仕事がまわらない」といった状況はありませんか？特定の人物しか業務を把握・遂行できない状態のことを「属人化」と言います。

属人化は、特定の人物のモチベーション向上につながるというメリットもある一方、特定の人物が急に休んだり退職した場合には周囲に迷惑がかかったり企業にとって不利益になったりすることがあります。

業務整理をすることで、他の人とタスクを共有したりマニュアル化したりするなど、属人化を防ぐ手段が見えてくるはずです。

④ 従業員の業務バランスが見える

負荷が大きい従業員がいる一方、軽微な業務しかしていない従業員がいる……など、業務の偏りがある場合、業務整理をすることで把握できるようになります。

業務バランスが悪いと従業員の不満につながり全体的な生産性の低下につながるおそれも！そうならないためにも早期発見・改善が重要なのです。

⑤ 的確な経営判断ができる

業務整理をすることで、今後力を入れるべき業務や撤退すべき事業などが見えてきます。予算の振り分けや人員の配置なども考えやすくなるため、業務整理は的確な経営判断につながると言えるでしょう。

マインドマップを使った業務整理の仕方《5つのステップ》

以上、業務整理の重要性についてお伝えいたしました。

マインドマップを使うと業務整理がスムーズにできます。また業務が「可視化」できるため、第三者にも共有しやすくなるでしょう。それではマインドマップを使った業務整理方法をご紹介します。

《STEP1》業務整理したい分野を中心に書く
《STEP2》中心から派生するカテゴリを書く
《STEP3》カテゴリからさらに詳しい業務を書く
《STEP4》業務整理をする
《STEP5》プロジェクトのタスク管理にもマインドマップ

《STEP1》業務整理したい分野を中心に書く

個人の業務整理をしたいのか、チームごとの業務整理をしたいのか、部署ごとの業務整理をしたいのか……、まずはどの分野での業務整理をしたいのか明確にしましょう。

そして業務整理をしたい分野（個人名やチーム名・部署名など）を中心に書きます。

《STEP2》中心から派生するカテゴリを書く

中心に書いたものから派生する業務カテゴリを書きます。例えば、「企画部の業務整理」を目的にした場合、中心に「企画部」と書き、そこから派生して大きな業務カテゴリを書きましょう。

《STEP3》カテゴリからさらに詳しい業務を書く

商品企画であれば、商品企画を行うためにどのような業務をしているのか？深掘りして書いていきます。さらに、そこから派生してどんどん深堀していきましょう。

《STEP4》業務整理をする

マインドマップが完成したら、俯瞰で見て業務整理をしましょう。不要な部分や優先度を決めます。またプロジェクト化できるものはプロジェクト化し、チームを編成することもいいでしょう。

マップ内には必要に応じて、番号のアイコンを付けたり、ノート機能でメモを追記したり、矢印でトピック同士を関連（コネクション）つけるのもおすすめです。

《STEP5》プロジェクトのタスク管理にもマインドマップ

プロジェクト化したタスク管理にもマインドマップが活用できます。具体的な行動を決めることでスムーズなプロジェクト進行が期待できるようになります。

マインドマイスターなら業務整理やタスク管理も簡単に

マインドマップを簡単に作成できるツール「MindMeister（マインドマイスター）」なら、業務整理のためのマインドマップ作りやタスク管理のためのマインドマップ作りなど、あらゆる目的に適応します。

クラウド上で他の人と共有できるので、プロジェクトチーム全員で同じマインドマップを確認したり、追記したりすることも可能！

認識のズレによる時間ロスなどを防ぐことが期待できるため、より業務のスリム化になるツールとなっています。

マインドマップで業務整理をして、「働きやすさ」「業績アップ」実現へ！

今回はマインドマップで業務整理する方法をご紹介しました。

「なんだか仕事がたくさんあってしんどい」という混沌とした状態で働いていると、業務効率が悪いどころか精神衛生上も良くありません。

マインドマップできちんと「見える化」することで、頭の中もすっきりクリアになりますよ。そして、マインドマップで書き出したら、具体的行動に落とし込むことも忘れないうちにプロジェクト化やタスク化することをおすすめします。ぜひやってみてくださいね。

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