外部委託先の把握漏れを防ぐ「委託先管理マップ」の作り方

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「この業務、どこに委託していたんだっけ」。事業が拡大し、外部の委託先が少しずつ増えていくうちに、誰が何を担当しているのか、社内で正確に把握している人がいなくなってしまう。契約更新の連絡が来て初めて存在を思い出す、ということはないでしょうか。

この記事では、こうした把握漏れを防ぐために、委託先の情報を一枚の図に可視化する「委託先管理マップ」の作り方を、3つのステップで解説します。

1. なぜ外部委託先の把握漏れが起きるのか

外部委託先の把握漏れが起きる主な原因の一つは、委託先ごとの契約情報が、発注した担当者個人のメールやフォルダに散らばっており、組織として一元管理されていないことです。担当者が異動・退職すると、情報ごと失われてしまいます。

この状態では、契約の更新時期を見落として自動更新されてしまったり、逆に必要な委託先との契約を誤って終了させてしまったりします。委託先が増えるほど、こうした管理漏れのリスクも大きくなっていきます。

どの委託先に何を依頼し、どんな契約条件で、誰が責任を持つのかを、あらかじめ一枚のマップとして整理しておく「委託先管理マップ」は、この把握漏れを防ぐための手法です。担当者が変わっても、情報が引き継がれる状態を目指します。

2.委託先管理マップの完成例

この記事では、委託先管理マップを設計する際の全体像をイメージしやすいよう、複数の業務を外部委託している企業を想定したサンプルマップの構成案を紹介します。「委託先の一覧・契約条件・責任範囲」の3分野で構成しており、自社の委託先管理を見直す際のたたき台としてご活用いただけます。

3. 委託先管理マップの作り方（3ステップ）

外部委託先の把握漏れを防ぐには、委託先の情報を部署や担当者の垣根を越えて洗い出し、誰でも参照できる形に整理する必要があります。ここでは委託先を洗い出す・分野に分ける・具体的な条件を書き加える、という3つの手順で解説します。

《STEP1》外部委託先を洗い出す

まずは現在取引のある外部委託先を、部署ごとにヒアリングしながら、思いつく限り書き出します。個人の担当者しか把握していない小規模な委託先ほど、洗い出しから漏れやすいので注意が必要です。

👇 このステップでやること

☑️ 現在取引のある外部委託先を、部署ごとにヒアリングして書き出す
☑️ 経理部門の支払いデータと突き合わせて漏れがないか確認する
☑️ 個人の担当者しか把握していない小規模な委託先も洗い出す
☑️ 初めて作る場合は、契約金額の大きい委託先から始める

《STEP2》委託先をマップの第1階層に配置する

書き出した委託先を、似た性質のものごとにグルーピングし、3つ程度の分野としてマップの第1階層に配置します。たとえば「どこに何を委託しているか」「契約の条件は適切なのか」「責任範囲はどこにあるか」のような括りです。

👇 このステップでやること

☑️ 書き出した委託先情報を、似た性質のものごとにグルーピングする
☑️ グループを3つ程度の分野として、第1階層に配置する
☑️ 分野名は、担当者が確認したい観点をすぐ判断できる言葉にする
☑️ どの分野にも入らない情報は、無理に押し込めず別枠で保留する

《STEP3》具体的な契約条件を枝として追加する

第1階層に配置した各分野の下に、委託先ごとの情報を第2階層として加え、さらにその委託先の詳細な契約条件や責任範囲を第3階層として書き加えていきます。契約更新日は、とくに目立つ形で残しておきます。

👇 このステップでやること

☑️ 各分野の下に、委託先ごとの情報を第2階層として加える
☑️ それぞれの委託先について、契約条件や責任範囲を第3階層として書き加える
☑️ 契約更新日は、見落とさないよう目立つ形で記録しておく
☑️ 完成後は経理・法務部門にも見てもらい、抜け漏れがないか確認する

まとめ

外部委託先の把握漏れが起きる背景には、多くの場合「契約情報が担当者個人の中に散らばり、組織として一元管理されていない」という状態があります。委託先管理マップは、この見えない情報をあらかじめ洗い出し、分野ごとに整理しておくことで、把握漏れを防ぐ手法です。

マインドマップは、こうした委託先情報の整理に使えるツールの一つです。共同編集のしやすさを重視するなら、MindMeisterのようなツールが候補になります。外部委託先の管理に不安を感じている方は、まず現在の委託先を洗い出すところから試してみてはいかがでしょうか。