プロジェクトのリスク見落としを防ぐ「リスクマップ」の作り方

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「そのリスク、誰も気づいていませんでした」。プロジェクトが炎上してから振り返ると、実は最初から予兆があった、というケースは少なくありません。進行中は目の前のタスクに追われ、潜在的なリスクへの意識が後回しになりがちです。

この記事では、こうした見落としを防ぐために、プロジェクトに潜むリスクを一枚の図に可視化する「リスクマップ」の作り方を、3つのステップで解説します。

1. なぜプロジェクトのリスクは見落とされるのか

プロジェクトのリスクが見落とされる主な原因の一つは、リスクの洗い出しがキックオフ時の一度きりで終わり、その後は個々のメンバーの気づきに頼りきりになることです。担当者が気づいたリスクも、共有されなければチーム全体の判断材料になりません。

この状態では、経験の浅いメンバーが気づいたリスクが軽視されたり、逆にベテランが当然視しているリスクが誰にも共有されなかったりします。結果として、対応が後手に回り、問題が大きくなってから気づくことになります。

プロジェクトに潜むリスクを、あらかじめ一枚のマップとして洗い出しておく「リスクマップ」は、この見落としを防ぐための手法です。リスクの種類ごとに枝分かれさせることで、チーム全体で同じ危機感を共有できるようになります。

2.リスクマップの完成例

この記事では、リスクマップを設計する際の全体像をイメージしやすいよう、複数部署が関わる中規模プロジェクトを想定したサンプルマップの構成案を紹介します。「リスクの種類・発生確率・対応策」の3分野で構成しており、自社のプロジェクト管理を見直す際のたたき台としてご活用いただけます。

3. リスクマップの作り方（3ステップ）

プロジェクトのリスク見落としを防ぐには、メンバーそれぞれの頭の中にある懸念を洗い出し、チーム全員が参照できる形に整理する必要があります。ここではリスクを洗い出す・分野に分ける・具体的な対応策を書き加える、という3つの手順で解説します。

《STEP1》メンバーの懸念を洗い出す

まずはプロジェクトメンバー全員に声をかけ、それぞれが感じている懸念やリスクを、思いつく限り書き出してもらいます。過去の類似プロジェクトで実際に問題になった事例があれば、それも書き出しの材料にします。

👇 このステップでやること

☑️ プロジェクトメンバー全員から、感じている懸念やリスクを聞き出す
☑️ 過去の類似プロジェクトで問題になった事例をあわせて書き加える
☑️ リーダーだけでなく、現場のメンバーからも満遍なく意見を集める
☑️ 初めて作る場合は、進行中のプロジェクト1件に絞って始める

《STEP2》リスクをマップの第1階層に配置する

書き出したリスクを、似た性質のものごとにグルーピングし、3つ程度の分野としてマップの第1階層に配置します。たとえば「どんなリスクがあるか」「発生確率と影響の大きさ」「起きたときにどう動くか」のような括りです。

👇 このステップでやること

☑️ 書き出したリスクを、似た性質のものごとにグルーピングする
☑️ グループを3つ程度の分野として、第1階層に配置する
☑️ 分野名は、チームが優先順位を判断しやすい言葉にする
☑️ どの分野にも入らないリスクは、無理に押し込めず別枠で保留する

《STEP3》具体的な対応策を枝として追加する

第1階層に配置した各分野の下に、具体的なリスクの内容を第2階層として加え、さらにそのリスクへの評価や対応策を第3階層として書き加えていきます。誰が対応するかも、あわせて書き添えておきます。

👇 このステップでやること

☑️ 各分野の下に、具体的なリスクの内容を第2階層として加える
☑️ それぞれのリスクについて、評価と対応策を第3階層として書き加える
☑️ リスクごとに、対応する担当者をあわせて書き添える
☑️ 完成後はプロジェクトメンバー全員で見返し、抜け漏れがないか確認する

まとめ

プロジェクトのリスクが見落とされる背景には、多くの場合「リスクの洗い出しが一度きりで、個々のメンバーの気づきに頼りきりになっている」という状態があります。リスクマップは、この見えないリスクをあらかじめ洗い出し、分野ごとに整理しておくことで、見落としを防ぐ手法です。

マインドマップは、こうしたリスク整理に使えるツールの一つです。共同編集のしやすさを重視するなら、MindMeisterのようなツールが候補になります。プロジェクトのリスク管理に不安を感じている方は、まずメンバー全員の懸念を洗い出すところから試してみてはいかがでしょうか。