マインドマップは業務マニュアル作成時の「全体把握」「棚卸し」に使えるツール

💁‍♂️ この記事は、世界3700万ユーザーのマインドマップツール「MindMeister」の活用法や使い方のノウハウについて紹介しています。シンプルな操作で、簡単にビジネスや仕事の解像度を上げることができます。⇒「活用のヒント」一覧

マインドマップは、業務マニュアル作成時においてとくに「全体把握」と「棚卸し（洗い出し）」を行う際にとても有効なツールです。今回は、マインドマップの位置付けについてふれたあと、具体的にどのように役立つかを解説します。

（前提）マインドマップの位置付け

まず混乱しないように、整理します。本来の目的は、業務マニュアル作成することです。その作成にあたって、いきなり作成するよりもまず「業務全体の棚卸し（STEP1）」をする必要があり、この部分をマインドマップ（MindMeister）を使って行うとよいですよという話です。

そして「業務全体の棚卸し（STEP1）」を終えることで、「業務マニュアル作成（STEP2）」の下地ができあがりますので、あとの作成作業がぐんと楽になります。

マインドマップがどのように役に立つか？

① 業務の全体把握

業務マニュアル作成するにあたって、まず全体像を把握することが重要です。マインドマップはツリー状に体系的に整理されたツールです。これにより複雑な業務の全体構造を視覚化でき、業務の流れやそれぞれの関連性を一枚であらわすことができます。

たとえば、WEBシステム開発の業務マニュアルを作成する場合、マップ中央に「システム開発全体フロー」と記入し、その周りに「プロジェクト管理・要件定義」「設計」「開発」などのサブトピックを書き出します。さらに各サブトピックに対応する下位の業務や担当者を追加し、より細分化していくことで、全体の構造が一目瞭然となります。

② 業務の棚卸し（洗い出し）

マインドマップは、業務の棚卸しにも有効です。既存の業務手順やチェックリストをマインドマップに落とし込むことで、冗長な部分や改善点を見つけやすくなります。

たとえば「テスト業務」のマニュアル作成時には、マインドマップを使ってテストケースの一覧を作成します。その際、重複しているテストケースや不足している項目が明確になり、漏れのないテスト計画を立てることができます。

マインドマップで直接マニュアル作成も

今回は、マインドマップをうまく活用することで、マニュアル作成がスムーズに行うことができる話をしました。ここで一つ提案ですが、とくに比較的少人数の会社なんかで運用するときは、STEP1と2を分けることなく、マインドマップを直接マニュアルにしてもよいと思います。

またこのツールは、業務把握にかぎらずあらゆるシーンで汎用的に使えます。基本的に「キーワードと線」だけのシンプルな構成なので、すぐに使いこなすことができます。ぜひお試しください。