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【使い方】マインドマップでイベントの計画を立てよう《7つの手順》

投稿日:2016年9月30日 更新日:

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

※この記事はmindmeister.comを翻訳・一部編集したものです。

セミナーや記者会見、商品の展示会など、企業活動におけるイベントはさまざまあります。

マインドマップは、これらのイベントに関するすべての情報を一元的に収集し、社内メンバーや外部のパートナー企業と共有、ブレーンストーミングから実行まで効率的に行うことができるイベントプランニングのための素晴らしいフォーマットです。

わかりやすくするために、実際の例を使ってマインドマップ計画の方法を説明します。以下のシナリオを想像してみてください。

JessとJimはファッション・スタイリストです。新しいビジネスを始めるために、地元のファッション・ジャーナリストのために彼らの仕事を紹介できるプレスイベントを開催することを計画しています。

マインドマップによるイベントプランニングの手順

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

1. あなたのマインドマップを作成して共有する

新しいマインドマップを作成し、イベントの名前を地図の中央に書いて、その周りに基本となる6つの枝を作成します。これらの枝は他のイベントでもひな形としても使えます。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

基本構造が完成したら、共同主催者と電子メールまたはリンクを使ってマップを共有してください。概要を伝えると同時に、一緒にブレストをすることができます(同時編集やチャット)。

2. 基本情報から始める

「INFO」ブランチを使用して、予算、イベントの日時、責任者名を入力します。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

3. 誰を呼ぶのか?

「Personnel」は、社員(プロジェクトメンバー)の名前を入力します。

「Guests」は、ジャーナリストや業界人など120名以上。彼らの情報は、とてもマップに入力しきれないので、別ファイル(GoogleのシートやExcelなど)を直接添付(下記画像内の矢印アイコン)するとよいでしょう。

 

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

4. 適切な場所を見つける

あなたのイベントの場所をすでに知っている場合は、LOCATION支店のアドレスをすぐに書き留めることができます。

JessとJimの例では、最初にイベントを開催する場所が不明だったので、別のマインドマップを使用してアイデアをブレストし、各会場の賛否両論を検討しました(下記画像)。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

慎重に検討した上で、彼らは都市で大きな写真スタジオを借りることは、彼らのプレスイベントには理想的であると判断しました。これは、高価ではないジャーナリストに手を差し伸べやすく、仕事を紹介するのに適したスペースを提供します。

JessとJimはすでに市内のいくつかのスタジオを知っているので、彼らがしなければならないのは、希望する日に賃貸可能で、予算に合った額を見つけることだけです。彼らは、LOCATION支店でこれらのすべての予定を作成し、会場に関連するすべてのことを担当するアシスタントDonnaに割り当てます(下記画像内イエロー枠内)。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

5. あなたのイベントの計画を立てる

「プログラム」ブランチでは、あなたのイベントの主要アジェンダ項目を概説し、それぞれの予定開始時間を記録することができます。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

これらの主要項目の前、途中、途中で起きた小さな事柄については、まず始めに考えてみましょう。

  • ゲストはどのようにその場所に着きますか?
  • あらゆる種類の交通機関を整理する必要がありますか?
  • イベントの時に天気はどのようになりますか?
  • 荷物預かり所と係員が必要ですか?
  • 誰がウェルカムドリンクを手に入れ、各ドリンクのボトル数を必要としますか?
  • テーブルから空の眼鏡を奪うのは誰ですか?
  • 会場にはテーブルもありますか?もしそうなら、十分ですか?

アジェンダ項目自体にトピックやタスクを追加したり、関連する別のブランチに挿入することができます。場所、マーケティング、または人に直接関係のないものは、一般的なブランチに入るだけです。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

6. マーケティング&PR

「マーケティング活動や広報活動」の内容は、主催するイベントの種類によって大きく異なります。

大規模な会議の場合、マーケティングにはウェブサイトの設定からSNSアカウントの作成までが含まれます。この例では、JessとJimはマップに次のタスクを追加します。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

7. 計画から実行に移る

計画段階が完了したら、作業に着手するときです。

これで、あなたのマインドマップはおそらく非常に多くのタスクを保持しています。必要な場合は、マップをそのままタスク管理プラットフォームとして使用できます。

共同作業者のマッピングにタスクを割り当てることに加えて、期限と優先度を追加して、タスクの完了を示すことができます。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

しかし、より大きなイベントでは、マインドマップがすべてのタスクを管理するのに最適なフォーマットではないことがあります。幸いなことに、マインドマップの計画からタスク管理ツールの実行に移行するのは簡単で、ほんの数秒しかかかりません。

MindMeisterの弟分である「MeisterTask」にサインアップしている場合は、マインドマップにMeisterTaskフッターを開き、新しいプロジェクトボードを作成するだけです。すべてのマインドマップ共同作業者が自動的にプロジェクトに招待され、すべてのタスクがすぐにエクスポートされます。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

MeisterTaskプロジェクトボードでは、必要に応じたワークフロー(Kanbanメソッドなど)を作成し、それに応じてタスクを整理することができます。

【使い方】マインドマップで次のイベントの計画を立てよう

以上、7つの手順を紹介しました。

イベントを計画する際には膨大なタスクが発生します。ヌケやモレをなくし、成功させるためにもぜひマインドマップを活用してみてください。

 

MindMeisterで、アイデアを整理しよう。

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